行政機関向けQ&A(全般)(2017年7月版)

質問

回答

Q1 国の行政機関向けガイドラインの位置付け・趣旨について教えて下さい。

A

「公益通報者保護法を踏まえた国の行政機関の通報対応に関するガイドライン」(以下「国の行政機関向けガイドライン」といいます。)は、公益通報者保護法(以下「本法」といいます。)の制定に際する国会の附帯決議において、「公益通報を受けた行政機関がとるべき対応について、ガイドラインの作成等により(中略)適切な対応を確保すること。」(平成16年5月衆議院内閣委員会)などと指摘されたこと等を踏まえたもので、国の行政機関において内部の職員等及び外部の労働者等からの通報を適切に取り扱うため、各行政機関が取り組むべき基本的事項を定めた指針として、関係省庁間の申合せにより策定されています。以上のことから、関係省庁は、国の行政機関向けガイドラインの趣旨を十分踏まえた上で、通報対応の仕組みを適切に整備・運用することが必要です。

Q2 公益通報者保護法と国の行政機関向けガイドラインはどのような関係にあるのですか。

A

本法は、公益通報者の保護や事業者による法令遵守の確保等を目的として、「公益通報」をしたことを理由とする公益通報者の解雇の無効や不利益な取扱いの禁止、公益通報に関し事業者や行政機関がとるべき措置等を定めたものです。

これに対し、国の行政機関向けガイドラインは、本法を踏まえ、国の行政機関において、内部の職員等及び外部の労働者等からの通報を適切に取り扱うため、各行政機関が取り組むべき基本的事項を定めた指針です。

このように、本法と国の行政機関向けガイドラインは相互補完関係にあり、両者を一体として運用することが有効と考えられます。

Q3 公益法人や行政執行法人は、国の行政機関向けガイドラインの対象となるのですか。

A

国の行政機関向けガイドラインは、国の行政機関を対象としたものです。

このため、行政機関ではない公益法人や独立行政法人は、国の行政機関向けガイドラインではなく、「公益通報者保護法を踏まえた内部通報制度の整備・運用に関する民間事業者向けガイドライン」(以下「民間事業者向けガイドライン」といいます。)の対象となります。

なお、職員に国家公務員の身分が与えられている法人(行政執行法人)は、公益性も高く、職員の身分については一般職の国家公務員とされており、行政機関と同様、本法第7条の規定の対象となっています。このため、このような法人において内部通報制度を整備する際は、人事院の救済制度の周知等の項目が含まれている国の行政機関向けガイドラインも参考にするとよいでしょう。

Q4 本法や国の行政機関向けガイドラインを踏まえて、地方公共団体においてはどのように通報に対応すればよいのですか。

A

本法との関係で、地方公共団体は、1「労務提供先」として、内部の職員等からの通報を受け付けること、2本法上の「法令違反行為について処分等をする権限を有する行政機関」として、労働者等からの通報を受け付け、必要な調査を行い、法令の規定に基づく措置等をとること等が必要です。

そのため、各地方公共団体においても自主的、主体的に通報対応の仕組みを整備することが望まれます。

具体的には、通報の受付体制、通報対応の在り方(例えば、法令違反行為について処分等をする権限を有する担当部局ごとに直接通報を受け付ける体制とするか、通報者の便宜を考慮して、総合的に通報を受け付ける体制とするか)などについて、地方公共団体の実情等に応じて整備を検討していただくことになります。

その際には、通報対応の基本的事項を定めた国の行政機関向けガイドラインが参考になります(注)。また、法令違反行為について権限を有する行政機関として通報を受け付ける場合は、地方公共団体の行う事務には、自治事務のみならず法定受託事務もあることから、国の行政機関が作成する内部規程も参考になると思われます。

• (注)消費者庁では、平成29年度のできる限り早期に地方公共団体向けのガイドラインを策定する予定としており、策定後は、同ガイドラインを踏まえて通報対応の仕組みの整備・運用を行っていただくことが求められます。

Q5 個別の分野において、既に他の法令等に基づき、独自の通報対応手続が定められている場合、国の行政機関向けガイドラインの手続と個別の分野の規定はどちらが優先するのですか。

A

国の行政機関向けガイドラインは、関係省庁間の申合せにより策定されたものであり、法的な拘束力を持つものではないため、既存の法令等に基づく個別の分野の規定が優先するといえます。ただし、適切な通報対応を確保するため、個別の分野の規定に十分な定めがない事項やそれぞれの規定間で齟齬がない事項については、できる限り同ガイドラインの趣旨を踏まえた運用をしていただくことが望ましいと考えられます。

Q6 国の行政機関において通報対応の仕組みを整備・運用することには、どのような意義があるのですか。

A

公益通報者保護制度において、行政機関は、1内部の職員等から当該行政機関内部の法令違反行為等に関する通報を受け付ける「事業者」としての立場、2所管の事業者に勤務する外部の労働者等から法令違反行為に関する通報を受け付ける「権限を有する行政機関」としての立場、3民間事業者の取組を促進支援する主体としての立場のそれぞれに基づく役割を果たすことが求められます。

国の行政機関が内部の職員等からの通報対応の仕組みを整備・運用することは、内部監査機能の強化や組織の自浄作用の向上に寄与するなど、国の行政機関の法令遵守の確保につながります。

また、国の行政機関が外部の労働者等からの通報対応の仕組みを整備・運用することは、事業者に対する行政の監督機能を強化するとともに、内部通報制度の整備・改善に向けた事業者の自主的な取組を促進するなど、事業者の法令遵守の確保につながります。

このように、国の行政機関が内部の職員等や外部の労働者等からの通報によって寄せられる情報を積極的に活用して業務を遂行し、適切な法執行を行っていくことは、国民生活の安定や社会経済の健全な発展に資するものと考えられます。

Q7 国の行政機関向けガイドラインにおいて、「幹部を責任者とし、部署間横断的に通報に対応する仕組みを整備」とされていますが、具体的にどのような仕組みを想定しているのですか。

A

内部の職員等や外部の労働者等から通報が寄せられ、法令違反等が明らかになった場合に、是正措置や再発防止策を適切に講じ、行政運営に反映させるためには、各行政機関の幹部の責任と主導の下、迅速かつ適切に通報対応を行うことが必要です。

また、通報の内容は多岐にわたる可能性があり、調査や是正措置等に複数の部局が関与することもあり得ることから、当該行政機関全体に対して指揮・監督等を行う権限を有する幹部を責任者とし、部署間横断的に通報に対応することが可能な仕組みを整備することが必要と考えられます。

この場合の「幹部」としては、部署間横断的な仕組みの整備・運用を統括するという観点から、一般的には各省庁内における総合調整機能を担う部局の指定職クラス(例えば公益通報関係省庁連絡会議の構成員等)などが想定され、仕組みについては、例えば、当該幹部を責任者として内部規程を整備し、大臣官房に通報対応の窓口を置くような体制などが想定されます。もっとも、窓口については、人事評定部門と事務の分掌や配置等を明確に分けることが望ましいと考えられます。

なお、制度の円滑かつ適切な運営に支障が生じないのであれば、内部の職員等からの通報に対応する仕組みと外部の労働者等からの通報に対応する仕組みのそれぞれに別の責任者を定めることを妨げるものではありません。

Q8 内部規程には、国の行政機関向けガイドラインに記載されている事項を全て盛り込む必要があるのですか。

A

国の行政機関向けガイドラインは関係省庁間の申合せにより策定されたものであり、同ガイドラインに記載されている事項については、基本的に各省庁が定める内部規程に盛り込んでいただく必要があります。ただし、具体例として示している部分や一定の留保事項を付している部分等については、同ガイドラインの趣旨を十分踏まえた上で、各行政機関の実情に応じて盛り込む内容を定めていただくことになります。

Q9 内部規程に、国の行政機関向けガイドラインに記載されている事項よりも充実した取組について盛り込んでもよいですか。

A

国の行政機関向けガイドラインは、内部の職員等及び外部の労働者等からの通報を適切に取り扱うため、各行政機関が取り組むべき基本的事項を定めたものです。よって同ガイドラインの趣旨を踏まえ、各行政機関の実情に応じて、更に充実した取組を内部規程に盛り込むことは適切であり、望ましいことであると考えられます。

Q10 内部規程については、どのような形式で定める必要があるのですか。地方公共団体においては条例で定めなければならないのですか。

A

内部規程について形式に定めはありませんが、規則、要綱等、組織として意思決定がなされた形式で定めることが必要です。地方公共団体についても、必ずしも条例により定める必要はありませんが、組織として意思決定がなされた形式による必要があります。

Q11 地方支分部局等においては、どのような体制整備を行うべきですか。

A

国の行政機関向けガイドラインでは、地方支分部局等を置いている行政機関にあっては、その通報対応の仕組みの下で、各地方支分部局等においても適切に通報対応を行うための周知、体制整備その他必要な措置を講じることを定めています。

この場合の「体制整備」とは、必ずしも各地方支分部局等ごとに窓口を設置することのみを意図したものではなく、例えば、本省における一元化された窓口等を前提とした通報対応の仕組みの下で、各地方支分部局等における通報対応の手順についての規程を整備したり、担当者を指定して必要な知識・技能を修得させたりすることなど、様々な方法が含まれます。

ただし、例えば、各地方支分部局等に通報があった場合に、単に本省の窓口を紹介するということだけでは体制整備として不十分であり、実際に通報対応が必要となった場合には、各行政機関の実情に応じて各地方支分部局等においても本省と同等に対応できるような体制を整備することが必要です。

Q12 相談窓口は何のために設置するのですか。

A

相談窓口は、通報に先立ち、又はそれに関連してなされる様々な問合せ(例えば、その事実が通報の対象となる事実に該当するのかどうか、通報対応の手続はどのようなものかなど)に対応するために設置されます。

Q13 「相談」の窓口と、「通報」の窓口を完全に一元化してもよいのですか。行政相談、ハラスメント相談その他の窓口との一元化についてはどうですか。

A

各ガイドラインが通報窓口と相談窓口の設置についてそれぞれ規定しているのは、通報者又は相談者と窓口担当者との間で混乱が生じないように、その通報又は相談が「通報」と「相談」のいずれに該当するかという峻別を担当者が明確に認識し、通報者又は相談者との間で見解を共有しておく必要があるという趣旨のものであり、必ずしも通報窓口と相談窓口を別個に設けるべきとの趣旨ではありません。したがって、通報窓口と相談窓口の運用上の一元化は、差し支えありません。

なお、国の行政機関向けガイドラインの趣旨を踏まえて適切に通報対応を行うことができるのであれば、行政相談窓口、ハラスメント相談窓口や他の個別法令に基づく相談窓口等の既存の窓口を活用して一体的に運用することも差し支えありません。

また、各府省等倫理監督官宛て国家公務員倫理審査会会長通知(平成17年3月31日付け倫参第22号)に記述されているとおり、「職員の職務に係る倫理の保持のための通報制度」と一体化することも差し支えありません。

Q14 通報受付の方法としては、どのような方法をとる必要があるのですか。

A

本法及び国の行政機関向けガイドラインでは、通報受付の方法を定めていません。通報受付の方法については、書面、電話、FAX、メール、ウェブサイト、面会等が考えられます。具体的な通報受付方法については、各行政機関の判断に委ねられていますが、通報に適切に対応するという観点から、可能な限り多様な方法で受け付けることが望ましいと考えられます。

Q15 国の行政機関向けガイドラインにおいて、各行政機関は「関係する部局に、通報対応に必要な適性及び能力を有する担当者を配置」するとされていますが、「関係する部局」とは、具体的にどのような範囲を指しているのですか。

A

「関係する部局」には、通報の受付、調査、必要な措置の実施等、通報対応に係る一連の業務や意思決定に関与する可能性のある全ての部局が含まれます。もっとも、関係する全ての部局に専任の担当者を配置することを求めるものではなく、関係部局において通報対応に関連する業務や総括的な業務を担当する職員等を指定して、兼務させることなども想定しています。

Q16 国の行政機関向けガイドラインにおいて、各行政機関は「関係する部局に、通報対応に必要な適性及び能力を有する担当者を配置」し、「所要の知識及び技術の向上を図るための教育、研修等を十分に行う」とされていますが、「必要な適性及び能力」、「所要の知識及び技能」として、それぞれどのようなことを想定しているのですか。

A

担当者の配置や教育・研修等に関する基準については、各省庁の人的資源や業務の実情に応じて適切に御判断いただくことが適当と考えます。なお、一般論としていえば、担当者に必要な適性及び能力としては、通報に関する秘密保持や個人情報保護の重要性について十分に理解し、慎重かつ適切に通報への対応を行うことができること、所要の知識及び技術としては、本法及び国の行政機関向けガイドライン、所属省庁等の内部規程その他関連法令等についての十分な知識や当該知識を実際の通報対応においていかすことのできる実務的な能力などが考えられます。

したがって、関係省庁においては、このような知識・能力を修得できる内容の教育・研修等を継続的に実施することが重要であると考えられます。

Q17 通報又は相談に関する秘密保持や個人情報保護の徹底を図ることはなぜ重要なのですか。また、そのためにどのような措置を講じることが必要ですか。

A

通報者の氏名・所属や通報内容が漏えいすると、それ自体が通報者に対する重大な不利益になり、ひいては通報を理由とする更なる不利益な取扱いにもつながるおそれがあることから、行政機関が通報を取り扱う際には、通報又は相談に関する秘密や個人情報について特に慎重な取扱いが求められます。

通報者の個人情報の保護については政府が特に留意するよう、国会で附帯決議がなされているところですが、通報等を受けた行政機関において、個人情報が適切に管理されていたとは言い難いケースも見受けられました。このため、国の行政機関向けガイドラインでは、通報対応の各段階において遵守すべき事項をあらかじめ取り決めて、通報又は相談への対応に関与する者に対して十分に周知することを定めています。具体的には、国の行政機関向けガイドラインのほか、行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律及び行政機関の保有する個人情報の適切な管理のための措置に関する指針についてと題する各府省庁等官房長等宛て総務省行政管理局長通知(平成16年9月14日付け総管情第84号)で示されている指針等も参考にして、各行政機関の責任で訓令等の内部規程の整備その他の措置を講ずることとなります。

なお、国の行政機関向けガイドラインにおいては、1通報に関する「秘密」のみならず、「個人情報」の漏えい等をしてはならないとされていること、2「通報」のみならず、より広く「相談」に関する秘密・個人情報の漏えい等をしてはならないとされていること、3秘密・個人情報の漏えい等の禁止に係る規定は、現に通報・相談への対応に関与した者のみならず、それに付随する職務等を通じて通報・相談に関する秘密を知り得た者にも広く適用されていることに留意する必要があります。

また、正当な理由なく、通報・相談に関する秘密・個人情報を漏えいするなどした職員に対し、懲戒処分その他適切な措置をとる必要があります。

Q18 国の行政機関向けガイドラインにおいて、「自らが関係する通報事案の対応に関与してはならない。」とされていますが、「関係する」とは具体的にどのような場合のことですか。

A

「関係する」とは、 具体的には、例えば、通報受付担当者や調査担当者その他の通報対応に従事する者が、

• 法令違反行為を行った当事者である
• 法令違反行為の意思決定に関与した
• 以前法令違反行為が行われた部署に勤務していた
• 法令違反行為を行った者と親族であったり、利害関係を有していたりする

などの場合が想定されます。

Q19 利益相反関係を有していないかどうかの確認についてはどのように行えばよいのですか。

A

利益相反関係を有していないかどうかの確認については、通報対応に関与する職員に対して通報事案との関係を自己申告させるとともに、過去の勤務経歴等によって確認することが一般的と考えられますが、具体的には個別のケースごとに各行政機関において御検討いただくことになります。

Q20 国の行政機関向けガイドラインでは、なぜ公益通報以外の通報についても適切に対応することが求められているのですか。

A

本法が公益通報として保護される通報の要件等を定めたものであるのに対し、国の行政機関向けガイドラインは、本法の趣旨を踏まえて、国の行政機関が適切に通報に対応するための指針を示したものであり、その対象については必ずしも本法に定める公益通報に限定されるものではありません。

通報が労働者(職員)からのものであるか、又は通報内容が本法に定める通報対象事実に該当するかどうかにかかわらず、所管法令違反等に関する通報があった場合には、行政機関は法令に基づき適切に対応することが求められます(なお、本法の制定に際する国会の附帯決議においても、本法による保護の対象とならない通報については、従来どおり一般法理が適用されるものであり、本法の制定により反対解釈がなされてはならない旨が指摘されていることから、行政機関においてもその趣旨を踏まえた対応をとることが必要と考えられます。)。

以上のような考え方に基づき、国の行政機関向けガイドラインでは、通報の放置など行政機関による不適切な通報対応を防止するため、公益通報以外の通報であっても一定の要件を満たすものについては、公益通報と同様に適切に対応する必要がある旨を、関係省庁間の申合せにより明確化することとしたものです。

Q21 国の行政機関向けガイドラインでは、通報者の範囲について、労働者(職員)のほか、「当該事業者(当該行政機関)の法令遵守を確保する上で必要と認められるその他の者からの通報を受け付ける」としていますが、「その他の者」とは、具体的にはどのような者を想定しているのですか。

A

「その他の者」としては、通報の対象となる行政機関の退職者や役員(事業者の場合)、取引先事業者等、当該行政機関における法令違反行為等の存在を知り得る立場にあり、行政機関の法令遵守を確保する上で有益な情報提供を行う可能性の高い者を想定しています。

Q22 本法の定める公益通報以外の通報についても各行政機関において受理等を行った場合、公益通報者以外の通報者についても本法による保護の対象となるとの誤解を招くのではないですか。

A

国の行政機関向けガイドラインは、各行政機関による適切な通報対応を確保するための指針として定めたものであり、行政機関が本ガイドラインに基づき通報の受理等を行ったとしても、本法の定める公益通報以外の通報については、本法による保護の対象とはなりません。なお、公益通報以外の通報についても一般法理(民法(信義則、権利濫用、公序良俗、不法行為)や労働契約法などの他の法令や判例規範など)による保護の対象となる場合がありますが、いずれの通報についても、本法や一般法理による保護の対象となるかどうかについては、最終的には裁判所の判断に委ねられています。

よって、通報者に誤解を与えることを避けるため、各行政機関において通報が受理等されることは、必ずしも当該通報者が本法による保護の対象となることを意味しない旨などについて、通報・相談窓口の案内に注記したり、通報受付時に説明したりすることが適当と考えられます。

Q23 労働者や職員の家族が通報した場合、その労働者や職員は本法による保護の対象となりますか。

A

本法による保護を受けるための「公益通報」の主体は労働者本人に限定されており、労働者や職員の家族による通報により、当該労働者や職員が不利益を受けた場合は、本法による保護の対象とはなりません。

ただし、家族が本人の承諾の下、代筆を行い、通報文書を郵送した場合など、労働者や職員本人の意思に基づいて代行しているにすぎない場合は、その労働者や職員自身が通報したと言えるため、本法による保護の対象となり得ます。

なお、各行政機関においては、コンプライアンス(法令遵守等)や所管法令の適正な運用の観点から、どのような者からの通報であっても必要なものについては受付や調査を行い、問題があれば是正するなど、適切に対応することが必要と考えられます。

Q24 通報者が本当に本人であるかについて疑義が生じた場合、どのような確認方法があるのですか。

A

例えば、なりすましのように通報者が本人であるかについて疑義が生じた場合には、職員名簿で確認する、身分の証明となる資料の写し等を提出させるなどの方法が考えられます。

なお、どの程度本人確認を徹底するかについては、各行政機関において判断することになりますが、コンプライアンス(法令遵守等)や所管法令の適正な運用の観点からは、労働者以外からの通報であっても必要なものについては受付や調査を行い、問題があれば是正することが必要と考えられます。

Q25 匿名の通報にはどのように対応すればよいのですか。

A

本法は対象となる通報を実名による通報に限定しておらず、匿名の通報であっても本法に定める要件を満たせば「公益通報」に該当します。また、匿名の通報であっても、法令遵守等のために有益な通報が寄せられることもあることから、国の行政機関向けガイドラインにおいては、匿名の通報についても、可能な限り、実名による通報と同様の取扱を行うよう努める旨が規定されています。

他方、匿名の通報については、事実関係の確認等に際して、通報者と通報窓口担当者との間で双方向のやり取りを行うことが難しい場合も多いことから、通報者の匿名性を確保しつつ実効性のある通報対応を行い得る仕組みを整備するよう努める必要があると考えられます。

なお、国の行政機関向けガイドラインは、通報者に対する是正結果等の通知やフォローアップの実施等を規定していますが、匿名による通報で、通報者へのフィードバックが困難である場合には、実名による通報とは異なる扱いとすることもやむを得ないと考えられます。

また、匿名の通報に対応する場合であっても、調査等の際の対応によって通報者が特定されてしまうおそれがあることから、調査の実施に当たっては十分に留意することが必要です。

Q26 匿名による通報者と通報窓口担当者との間で、適切に情報の伝達を行うための仕組みとしてはどのようなものが考えられますか。

A

メールやウェブフォーム等を活用して、通報者の氏名等を特定しない形で運用することや、通報の受付は第三者による外部窓口で行い、行政機関の担当者は通報者に関する個人情報を受け取らないこととすることなどが考えられます。

Q27 不正の目的での通報にはどのように対処すべきですか。

A

通報制度を悪用して、専ら不正の利益を図る目的や他人に不正の損害を加えるような目的を持った通報は、「不正の目的」の通報であり、本法の規定で保護される「公益通報」には該当しません。そのような場合には、必ずしも本法及び国の行政機関向けガイドラインに基づく調査や通知等を行うことは求められておらず、また、悪質な場合には、そのような通報者に対しては、懲戒処分を行う(通報者が内部の職員である場合。以下同じ。)などの対応も考えられます。

ただし、「不正の目的」による通報に該当するかどうかは、最終的には裁判所の判断に委ねられることになるものであり、十分な根拠なしに不正の目的の通報と判断し、調査や通知等を行わないことは適切ではありません。

Q28 通報者が、同一事案について繰り返し通報を行って業務を妨害する場合や、通報において関係者の誹謗中傷を繰り返す場合などには、どのように対処すればよいですか。

A

通報制度を濫用して、専ら不正の利益を得る目的や他人に損害を加えるような目的を持った通報は、「不正の目的」の通報であり、本法の規定で保護される「公益通報」とは認められません。不正の目的による通報に対しては、必ずしも本法及び国の行政機関向けガイドラインに基づく調査や通知を行うことは求められておらず、また、他人に損害を加えること自体が通報の目的であると認められる悪質な場合には、そのような通報者に対しては、懲戒処分を行うなどの対応も考えられます。

もっとも、御質問のような事案においては、通報者は通報内容が真実であると信じている場合も多いと考えられることから、通報対応における事実認定の仕組みについて丁寧に説明し、その根拠となる資料の提出を求めたり、具体的な供述を求めたりすることによって、理解を得られることもあると考えられます。

Q29 通報に対する通知の制度を悪用して、通報内容と無関係な企業秘密や個人情報等を不当に収集しようとする者に対しては、どのように対処すればよいのですか。

A

国の行政機関向けガイドラインにおいて、通知に当たっては、利害関係人の秘密、信用、名誉及びプライバシー等の保護に留意することとされていることから、行政機関としては、通知する内容については、通報された内容に関する部分に限定され、調査結果の詳細については企業秘密や個人情報の保護等の観点から明らかにできない旨を説明すれば足りると考えられます。

なお、通報制度を悪用して、専ら不正の利益を図る目的や他人に不正の損害を加えるような目的を持った通報は、「不正の目的」の通報であり、本法の規定で保護される「公益通報」とは認められません。不正の目的による通報に対しては、必ずしも本法及び国の行政機関向けガイドラインに基づく調査や通知を行うことは求められておらず、また、悪質な場合には、そのような通報者に対しては、懲戒処分を行うなどの対応も考えられます。

Q30 通報の背景に会社(行政機関)や被通報者に対する不満や怨恨があると認められる場合、「不正の目的」の通報として取り扱ってよいですか。

A

通報の動機としては複数の動機が併存していることが通常であることから、本法にいう「不正の目的」の通報であるというためには、単に、交渉を有利に進めようとする目的や事業者に対する反感などの公益を図る目的以外の目的が併存しているという事実だけでは足りず、通報が不正の利益を得る目的や他人に不正の損害を加える目的によるものであると認められる場合でなければなりません。

そのため、通報の背景に会社や被通報者に対する不満や怨恨があると認められる場合であっても、「不正の目的」による通報と認められるかどうかは慎重に判断する必要があります。

Q31 通報の受付や受理を行わない場合の「正当な理由」としてはどのようなものが考えられますか。

A

例えば、

• 通報窓口において受け付ける通報の要件を満たさないことが通報時において明らかな場合
• 通報内容が著しく不分明な場合
• 事実でないことが明白な場合
• 誹謗中傷など不正の目的であることが明らかな場合
• 行政機関が対応するのが適切でない場合

など、そもそも通報の受付や受理を行っても当該行政機関が適切な措置をとることが困難であることが通報窓口で容易に判断できる場合等が考えられます。

また、通報者等に対して口頭で回答すれば解決するような場合についても、必ずしも受付や受理を行う必要はないと考えられます。

Q32 国の行政機関向けガイドラインにおいては、通報を受け付けた際の説明事項の一つとして、通報受付後の手続の流れが挙げられていますが、具体的にはどのようなことを説明すべきですか。

A

一般的には、国の行政機関向けガイドラインに掲げられている一連の手続の流れや個別の所管法令に定められた手続等を説明することが考えられます。これらのうち定型的なものについては、例えば各行政機関のホームページ等に掲載し、これを案内し確認してもらうことなども考えられます。

Q33 通報者には、どのような通知を行う必要がありますか。

A

各行政機関における通報への対応状況を通報者に伝えることは、通報者の通報窓口への信頼を確保するために必要と考えられます。このため、国の行政機関向けガイドラインでは、通報への対応状況に応じて、受理又は不受理の別及びその理由、調査結果、是正措置等について、適切な法執行や適正な業務の遂行、利害関係人の秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に配慮した上で通知することなどを定めています。

Q34 通報者に対する通知は文書で行うべきですか。口頭でもよいのですか。

A

本法や国の行政機関向けガイドラインでは、通報者に対する通知の方法は特に定めていないことから、個別の通報事案に応じて最も適切と考えられる方法により行うこととなります。ただし、通報者への通知を確実に行うという観点からは、文書や電子メールなど記録が残る方法で行うことが望ましいと考えられます。

Q35 本法には受理の通知について規定がありませんが、受理の通知は義務ではないと考えてよいのですか。また、通知をするに当たって、通報者から通知は不要との意思表示があった場合、どのようにすればよいですか。

A

本法は、受理の通知について特に規定していません。しかし、国の行政機関向けガイドラインでは、通報者との信頼関係の確保や行政機関における通報対応の透明性の向上等の観点から、通報を受理したときは受理した旨を、受理しないときは受理しない旨及びその理由を通報者に対し、遅滞なく通知しなければならないことを定めています。

なお、国の行政機関向けガイドラインは、あくまでも寄せられた通報に適切に対応するための指針であり、通報者との信頼関係の確保等の観点から通知を定めたものであるため、通報者から通知は不要との意思表示があれば、通報者の意向を尊重し、通知を行わないこととしても差し支えありません。

Q36 受理はしても調査をしない場合としてはどのような場合が考えられますか。

A

形式的にはその行政機関において通報対象の範囲として定められている事実が通報され、調査等を行う必要性があると判断された場合には、窓口としては受理する必要があります。

しかし、その事案を検討した上で、調査等を行う必要性がないことが判明した場合(既に調査を行っていた場合等)や、調査を行わない正当な理由がある場合(調査を行うに足りる嫌疑が認められなかった場合、過去の事案で当時の事実関係を調べる方法がないことが判明した場合等)には、調査を行わないとの判断をすることも考えられます。

Q37 調査の通知に関して留意すべき「利害関係人」には具体的にどの程度の範囲が含まれますか。

A

利害関係人には、通知内容に関して利害関係を有する関係者が広く含まれます。具体的には、被通報者のほか、調査の過程で聴取り調査を行った被通報者の上司・同僚、取引先等も含まれます。

Q38 調査に際して担当者が留意すべき事項の具体例として、どのような事項が考えられますか。

A

具体的には、例えば、

• 通報に関する秘密や個人情報についての情報管理を徹底する
• 通報者が特定されないような方法で調査を行う
• 通報者と接触するに当たって時間や場所を適切に定める

ことなどが考えられます。

Q39 通報受理当時は公益通報ではないと判断していた通報について、後に公益通報の要件を当初から満たしていたことが判明した場合、どのようにしたらよいですか。

A

後に本法の定める公益通報の要件を満たすものであったことが判明した場合には、速やかに本法の規定に基づく義務(第10条、第11条)を履行する必要があります。

なお、国の行政機関向けガイドラインでは、本法の定める公益通報以外の通報であっても、一定の要件を満たすものについては、公益通報に準ずる通報として、必要な調査等を行うべき旨を規定しており、公益通報ではないと判断した通報についても、必要のあるものについては、公益通報と同様の対応をとっていただくことが求められます。

Q40 匿名の通報について調査中に通報者の身元が判明した場合、通知を行うべきですか。

A

通報時点で匿名である場合、通常は通報先からのその後の連絡を希望しない趣旨であると考えられるほか、通報者の身元を誤った場合には、通知することによって通報の秘密を漏えいしてしまうことも考えられることから、通知は原則として必要ないと考えられます。

Q41 国の行政機関向けガイドラインには調査結果などを通報者に通知することが定められていますが、場合によっては、通知しないこともあり得るのですか。

A

適切な業務の遂行や法執行の確保、利害関係人の秘密、信用、名誉及びプライバシー等への配慮から通知しないこともあり得ると考えられます。ただし、国の行政機関向けガイドラインが、行政機関における通報対応の進捗状況の透明性を向上させるため、調査の進捗状況、調査結果、是正結果等について通知することとしている趣旨を踏まえ、できる限り通知を行うことが必要と考えられます。

Q42 調査結果の通知と是正措置等の通知は一括で行われることもあるのですか。

A

調査結果を踏まえて、是正措置等を速やかにとることが可能であれば、通報者への通知を一括で行っても差し支えありません。

Q43 行政機関に通報した時点では職員や労働者でしたが、その後退職した通報者に対し、調査結果や是正措置の通知をする必要がありますか。

A

通報時点では職員や労働者であり、その後何らかの理由で退職した者は、本法の規定の対象になります。国の行政機関向けガイドラインでは、各行政機関において受理し、調査や是正を行った事案について、その調査結果や是正結果等を通知することを原則としており、公益通報等として受理したのであれば、調査結果や是正措置等の通知を行うことが必要と考えられます。

なお、同ガイドラインでは、通報者の範囲として、職員や労働者のみならず、各行政機関や事業者の法令遵守を確保する上で必要となるその他の者からの通報も受け付ける旨を規定していることから、通報時点で退職していた者についても、一定の要件を満たす場合には、公益通報と同様に通知することが求められます。

Q44 通報の受理から通報対応の終了までに要する標準的な期間は必ず定める必要がありますか。また、それを定める場合、どの程度の期間が適当ですか。

A

通報の受理から通報対応の終了までに要する標準的な期間については、これを定めることが難しい場合もあるため、国の行政機関向けガイドラインでは、通報者に対し、必要と見込まれる期間を通知することでもよいとされています。

なお、事務の性質上、見込み期間を通知することも困難な場合があり得ることから、国の行政機関向けガイドラインでは、当該標準的な期間の定め及び見込み期間の通知については努力義務規定としています。

標準的な期間を定める場合、具体的にどのような期間が妥当なのかについては、問題となる法令ごとに異なります。各所管法令に基づく事務の特性に応じて、各行政機関において適正と判断する期間を定めることになります。

Q45 通報関係資料の「適切な保存期間」とは何年くらいですか。

A

本法及び国の行政機関向けガイドラインでは、通報対応に関連する資料の保存期間について、具体的な保存期間を定めた規定はありません。通報関連資料の保存期間については、労働関係における民事上の権利に関する消滅時効期間(賃金2年、退職手当5年、損害賠償請求権その他の債権10年)等も考慮の上各行政機関の判断でそれぞれ適切に決定することになりますが、一般的には、通報関係書類について、通報対応終了後5年間を目途に保存することが考えられます。

もっとも、通報対応に関して争訟が生じていることを知った行政機関は、それらが終結するまでの間、保存期間を延長することが望まれます。

Q46 通報内容等に関して、被通報者から情報開示請求があった場合、どの程度まで開示すべきですか。

A

どの程度まで開示すべきかについては、行政機関の保有する情報の公開に関する法律及び行政機関の保有する個人情報の保護に関する法律の規定を踏まえて、各行政機関において判断することとなります。

なお、通報に関する秘密や通報者等の個人情報の開示については、通報者等の保護の観点から特に慎重な取扱いが求められます。

Q47 制度の内容について職員等に対して周知する方法としてはどのようなものが考えられますか。

A

国の行政機関向けガイドラインに例示されている定期的な研修・説明会等の実施のほか、関連資料の配布、メールの送付、イントラネットへの掲載、携帯用カードやリーフレットの作成・配布など様々な方法が考えられます。各行政機関においては、これらの方法を含め、それぞれの実情に応じた方法により、全ての職員等への周知を十分に行っていただくことが必要です。

なお、職員等への周知は繰り返し行うことが重要です。

Q48 各行政機関が職員等に対する周知を行う場合、消費者庁はどのような協力を行いますか。

A

消費者庁ではこれまでも行政機関(地方公共団体を含みます。)の職員向けの研修を行っているほか、各行政機関の求めに応じて個別に説明会を開催することや必要な教材等を提供するなどの協力を行っているところであり、今後もその充実に努めることとしております。

もっとも、制度の実効性を向上させるためには、各行政機関の所管業務の実情や通報対応の仕組み等に応じた教育・研修や資料作成等を行っていただくことも重要であり、各省庁においても積極的な取組を進めていただくことが必要と考えられます。

Q49 なぜ通報対応の仕組みの運用状況に関する情報を公表する必要があるのですか。具体的にどのような内容の情報を、どの程度の頻度で公表すべきですか。

A

各行政機関の通報対応状況の透明性の向上を図るとともに、客観的な評価を行うことを可能とするため、国の行政機関向けガイドラインでは、各行政機関における通報対応の仕組みの運用状況に関する情報を定期的に公表することを求めており、具体的に公表すべき事項の例として、通報受付件数、通報事案の概要、通報事案の調査結果の概要、調査の結果とった措置、調査対応状況の概要、通報対応に要した期間等を挙げています。

公表の頻度については、年1回を基本としつつ、各省庁の実情に応じて判断することが適当と考えられます。

Q50 通報対応の仕組みの運用状況に関する情報を公表すると、通報の秘密保持等に支障が生じませんか。

A

各行政機関の通報対応状況の透明性の向上を図るとともに、客観的な評価を行うことを可能とする観点からは、できる限り通報対応の運用状況に関する情報を公表することが必要です。ただし、公表することによって通報に関する秘密保持や個人情報の保護、適正な業務の遂行や適切な法執行の確保及び利害関係人の秘密、信用、名誉、プライバシー等の保護に支障が生じる場合には、個別事案ごとに十分検討した上で、支障となる情報については各行政機関の判断により公表しないこともやむを得ないこともあり得ます。

Q51 通報対応の仕組みの運用状況に関する情報の公表については、消費者庁が毎年実施している「行政機関における公益通報者保護法の施行状況調査」への報告をもって代えることはできませんか。

A

国の行政機関向けガイドラインにおける情報の公表に係る規定は、各省庁における通報対応状況の透明性の向上を図るとともに、客観的な評価を行うことを可能とするために、各省庁が自主的に制度の運用状況に関する情報を公表する必要がある旨を定めたものですので、消費者庁が実施している「施行状況調査」とは別途行っていただくことが必要です。

Q52 国の行政機関向けガイドラインにおいては、「通報対応の仕組みの運用状況について、職員及び中立的な第三者の意見等を踏まえて定期的に評価及び点検を行う」とされていますが、具体的にはどのような方法により行えばよいのですか。また、「中立的な第三者」についてはどのような者を想定しているのですか。

A

通報制度の実効性を向上するためには、その運用状況について定期的に評価及び点検を行い、その結果を踏まえて継続的に制度の改善に努めていくことが必要です。このための具体的な方法としては、例えば、

• 制度の整備・運用の状況とその実績
• 周知・研修の効果
• 通報者・相談者からの意見・苦情の状況
• ガイドラインへの準拠状況
• 今後の課題

等の項目について分析を行った上で、職員や中立的な第三者等から意見等を聴取する(ヒアリングやアンケート調査の実施、第三者委員会の開催等)ことなどが考えられます。

また、「中立的な第三者」としては、評価の対象や内容等に応じて、弁護士・会計士等の専門家、コンプライアンス等に知見を有する有識者、民間の評価機関等を活用することが考えられます。

Q53 国の行政機関向けガイドラインにおいては、消費者庁が各行政機関に対して、資料の提出、説明その他必要な協力を求めることができる旨が規定されていますが、具体的にどのような場合にそのような要請を行うのですか。

A

本規定は、通報制度の実効性向上のために消費者庁が果たすべき役割を明確化するため、消費者庁及び消費者委員会設置法において消費者庁の権限として定められている事項を確認的に記載したものです。

本規定に基づき、制度の適切な整備・運用については、例えば、各省庁において本法及び国の行政機関向けガイドラインの趣旨を踏まえた適切な取組を行っていることを確認することが必要な場合に、資料の提出や説明等を求めることなどが考えられます。

また、個別の通報事案への対応については、仮に各省庁に対して行われた通報に関して、通報者からの苦情や相談等から本法及び国の行政機関向けガイドラインの趣旨に反した不適切な対応がなされていることが明らかとなった際に、その主張に十分な根拠がある場合には、通報対応状況等について説明を求めるとともに、本法及び国の行政機関向けガイドラインの趣旨を踏まえた適切な通報対応を行っていただくことを要請することなどが考えられます。